Jeżeli chodzi o funkcjonowanie biznesu, różnego rodzaju konferencje są tam kompletną normalnością, a nawet niezbędnym elementem komunikacji wewnątrz każdej organizacji. Do niedawna, omawiane telefony konferencyjne mogły działać jedynie tam, gdzie miało miejsce dane spotkanie. Prawda jest taka, że coraz częściej spotyka się takie, które mogą już funkcjonować wszędzie dzięki ich pełnej mobilności.
Niestety, okazuje się, że wcale nie jest łatwo dobrać odpowiedni telefon konferencyjny, a na pewno nie warto robić tego „na szybko”. Wyróżnia się sporą ilość technologii, które wpływają na to, jak działają telefony biznesowe oraz telefony biurowe, a dodatkowe te nie należą do najtańszych. Co więcej, sporo przedsiębiorstw nie wie nawet co to jest IP! Wiele elementów powinno wziąć się pod uwagę, jeśli zależy nam, aby telefon internetowy do konferencji, w pełni zaspokoił nasze potrzeby i oczekiwania.
Wielkość sali konferencyjnej
Bez wątpienia, jednym z najważniejszych aspektów będzie rozmiar pomieszczenia, w jakim będzie pracować nasz telefon biurowy. Odpowiedni dobór sprzętu do powierzchni sali, pozwoli nam uzyskać zadowalający poziom pracy głośników, ale najważniejsze jest to, że wówczas prawidłowo zbierane będą głosy uczestników. Niewłaściwy dobór sprawi, że niemożliwe będzie zrozumienie wszystkich rozmówców znajdujących się po drugiej stronie, a to oznacza konieczność nachylania się nad aparatem i spory dyskomfort.
Z uwagi na obecność wbudowanych mikrofonów, istnieje możliwość komfortowej pracy w każdym pomieszczeniu do 30m2. W wypadku większych sal, lepszym rozwiązaniem będą telefony, które pozwalają podłączyć zewnętrzny mikrofon lub też osobny system audio.
Ilość rozmówców podczas konferencji
To, ile uczestników będzie mogło wziąć udział w konferencji, zależy głównie od wielkości sali. Niekiedy też w wielkim pomieszczeniu zjawi się tylko kilka osób, lub w bardzo małej zasiądzie aż kilkadziesiąt. Najważniejsze jednak, aby każda wypowiedź mogła być dobrze zrozumiana przez drugą stronę telekonferencji. Wiele warunkuje także ułożenie siedzeń w sali oraz w jakich odległości od nich znajduje się telefon. Jeżeli mamy do czynienia z więcej niż dziesięcioma osobami, a sala jest dość spora, najlepiej zakupmy też dodatkowe zewnętrzne mikrofony.
Metoda podłączenia telefonu i technologia
Podczas zakupu urządzeń tego rodzaju, konieczna jest wiedza dotycząca posiadanej technologii, za pomocą której odbędzie się łączność. Wyróżnia się tutaj kilka opcji:
- Lina GSM
- Bluetooth
- Bramka VoIP, chociażby przy telefonie IP
- Port USB lub gniazdko jack
- Linia analogowa bądź analogowy port w centrali PBX
- Stacjonarny lub komórkowy telefon
Możliwości mobile w telefonie konferencyjnym
Należy się rozeznać, z jakimi warunkami pracy spotka się nasz telefon SIP bądź jakikolwiek inny. Czy będzie on jedynie w sali konferencyjnego lub w gabinecie prezesa. Jeśli planujemy jego nieustanne przenoszenia do różnych sal, będziemy musieli uniknąć kłopotu z dodatkowym okablowanie, aby zyskać swobodę. Czasami konieczne jest też połączenie z komórkowym telefonem i gotować do pracy w każdym możliwym miejscu.
Jeżeli jednak, miejsce pracy telefonu to wyłącznie sala konferencyjna, z zupełności wystarczy przewodowy model z zasilaczem bez dodatkowego interfejsu. W sytuacji, gdy w firmie mamy więcej niż jedno pomieszczenie do spotkań, a sprzęt potrzebny jest w każdej z nich, warto wybrać telefon przenośny DECT z akumulatorem. Wówczas, istnieje jedno miejsce gdzie znajduje się baza urządzenia podpięta do linii, a aparat może swobodnie wędrować po całej firmie. Jeśli zależy nam jednak na jak największej mobilności, postawmy na urządzenie, które można podłączyć do telefonu komórkowego. W takim wypadku łączność odbędzie się poprzez bluetooth lub gniazdo Jack.
