Każdy, kto chociaż raz zabierał się za tworzenie konferencji, wie jak wymagające jest to zadanie. Niezależnie, czy do zorganizowanie jest niewielkie szkolenie wewnętrzne dla handlowców, czy też międzynarodowy event z szerokim gronem prelegentów podjąć należy wiele działań organizacyjnych. Jeśli jeszcze nie wiesz, jak się do tego zabrać, zapoznaj się z poniższymi wskazówkami.
Krok pierwszy - koncepcja konferencji
Wielokrotnie otrzymujemy zapytania typu ‘jak zorganizować konferencję marketingową na Mazurach?’. Odpowiedź na to pytanie jest wieloetapowa, tak jak wieloetapowa jest organizacja takiego eventu. Warto jednak rozpocząć od czegoś relatywnie prostego - konceptu całej imprezy. W tym przypadku może to być na przykład: konferencja mazury, marketing, nowe technologie, reklama, personalizacja w marketingu.
Tak stworzony zarys konferencji jest doskonałym punktem wyjścia do ustalania bardziej szczegółowych elementów. Jasno wytyczony temat i cel spotkania pomogą dobrać miejsce, prelegentów, a także przygotować wydarzenia towarzyszące. Warto na tym etapie stworzyć również plan w zgodzie, z którym będziemy zabierać się za kolejne etapy planowania konferencji na Mazurach. To bardzo ułatwi pracę całemu zespołowi odpowiedzialnemu za to przedsięwzięcie.
Krok drugi - plan konferencji
Tutaj rozpoczyna się już właściwe planowanie naszego eventu. Jego plan, czy też agenda to bardzo ważne narzędzie. Przede wszystkim jest to podstawowe narzędzie marketingowe, dzięki któremu nasi marketerzy będą mogli promować wydarzenie. Jest to również wyznacznik życia całego otoczenia konferencji, ponieważ wszystkie inne atrakcje będą dostosowane do niego.
Na tym etapie warto przygotować co najmniej dwa plany - jeden używany jako agenda imprezy, a drugi bardziej roboczy z przeznaczeniem dla organizatorów. Oczywiście ta druga wersja musi być dużo bardziej rozbudowana i szczegółowa uwzględniając, nie tylko to co wydarzy się na scenie, ale również poza nią. Wracając do naszego przykładu konferencji marketingowej na Mazurach, wersja robocza może zawierać również czas przyjazdu cateringu, próby, czy też godziny transportu prelegentów z hotelu.
Krok trzeci - miejsce konferencji
To bardzo ważny punkt każdej konferencji - miejsce ma ogromne znaczenie zarówno dla organizatorów, jak i uczestników przez co wielokrotnie decyduje o sukcesie lub porażce danego eventu. Jeśli planujemy dużą imprezę, na której pojawić ma się wielu gości pod uwagę należy wziąć przede wszystkim dostępność komunikacyjną, a także zabezpieczyć odpowiednią ilość miejsc parkingowych. Dobrze również jeśli miejsce ma dostęp do komunikacji publicznej.
Warto również, żeby zadbać o przyjemność z samego pobytu w danym miejscu. Nie przez przypadek największe eventy organizowane są w nowoczesnych biurowcach lub w obecności pięknej przyrody. Chcąc zachwycić swoich gości nieprzeciętnymi widokami, warto zorganizować takie szkolenie lub konferencje na Mazurach, w górskim krajobrazie lub w nadmorskiej miejscowości. Wybór takiego miejsca na pewno spowoduje, że opinie po zakończonym evencie będą lepsze.
Podsumowanie
Niezależnie, czy organizujesz konferencje marketingową na Mazurach dla 1000 osób, czy też szkolenie sprzedażowe na 50 osób, trzymając się wymienionych w poradniku kroków nie będziesz miał problemów z planowaniem takiej imprezy. Jasno sformułowana koncepcja, dobrze przygotowany plan i dobre miejsce - to przepis na dobrą konferencję!
